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成功商务会议需要考虑

无论是企业或单位举办会议，针对筹划者经验或水平，举办会议的一方都会面临各种问题：
    1:做什麽？
            针对会议类型的不同，会议所需要的环境也不同，且会议的召开是要达到一定的目的和目标的。因此，收集全方位的信息是第一个重要的步骤，通过收集这些信息可以制定出更细致并能完成手头众多的工作计划。
    2:谁来筹划？
            一个集体，从普通员工到最高领导者，每个人都可能参与会议的筹划，只不过有人是专
        职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终
        结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

    会议筹划者的职责：
          作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划
        者的全面能力。
            ◇善于与人共事
            ◇善于注意小节
            ◇善于解决问题
            ◇善于与人协商
            ◇能够管理会议财务事宜
            ◇熟悉酒店运作
            ◇能够安排恰倒好处的菜单
            ◇能够熟练操作电脑
            ◇能够熟练地与视听服务公司打交道
            ◇能妥善接待贵宾和外国客人
            ◇熟知各种礼仪
            ◇行事果断、执着

    会议筹划者的任务：
       ☆制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
       ☆制定会议议程
       ☆了解可供使用的场所和设施情况
       ☆选择或提议合适的场所
       ☆检查并比较各项设施
       ☆安排交通事宜
       ☆协调会务工作人员的活动
       ☆招收、培训会务人员和广告人员
       ☆制定可行预算或按既定预算安排有关工作
       ☆确定各项工作的时间安排
       ☆视察选定的场所和设施
       ☆与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
       ☆确定印刷公司
       ☆安排食品、饮料有关事宜
    ☆讨价还价
       ☆同会议发言人和各位贵宾进行联系

    3:会议筹划步骤：
            目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议
        的目标和目的有以下一些：
            # 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策 # 引入新事物或介绍新人员
            # 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题 # 讨论如何赢利 # 赢利

    4:在筹划一个会议时，跟会议负责人描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果意见相符，就可以做下一步的筹划了：
       ◇预计召开会议的日期；
       ◇会议预计召开几天；
       ◇打算在什麽地方召开会议；
       ◇会议形式或程序是什麽；
       ◇需要多大的场地；
       ◇将有多少人到会；
       ◇会议预算是多少；
       ◇打算选用什麽级别的酒店和设施；
       ◇打算选用最高级的房间标准是什麽；
       ◇谁来制作会议邀请函；
       ◇会议需要向与会者打印相关资料吗？
       ◇会议的发言人有哪些？
       ◇会议需要什麽样的视听设备；
       ◇需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
       ◇与会者可以携带家属吗？
       ◇打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？
         是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
       ◇有谁来承担这些活动的费用。

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